Один из лучших способов на сегодняшний день - оцифровать бумажные документы.
⠀
Чтобы обезопасить себя в таком случае, расскажем, как правильно это сделать
- Для начала необходимо обратиться к нотариусу с документами, которые нужно перевести в электронный вид. Официально эта услуга называется “Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе”
- Далее нотариус сканирует документ, сохраняет его в pdf-формате и подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
- После этого документ отправляется на электронную почту заявителя.
Вот и все, документ оцифрован и имеет ту же юридическую значимость, что и его оригинал. Но только в случае, если присутствует УКЭП нотариуса. Самостоятельный скан или фото документа не наделяет его юридической силой
⠀
При этом можно также совершить и обратную процедуру: оцифрованный по всем правилам документ можно перевести в бумажный вид. Для этого также необходимо обратиться к нотариусу.
!! Обратите внимание, что нельзя перевести в электронный вид договоры в простой письменной форме и документы, удостоверяющие личность.
Безопасен ли такой способ хранения документов и где вообще они хранятся?
Все файлы находятся в Единой информационной системе (ЕИС) нотариата. Они проверяются на вирусы и шифруются системой, сертифицированной ФСБ. Срок хранения документов устанавливается заявителем. Поэтому это отличный способ оперативной передачи документов с высоким уровнем безопасности.